Hướng dẫn cách xử lý khi đóng trùng bảo hiểm xã hội mới nhất

Trong một số trường hợp người lao động làm việc tại nhiều công ty trong cùng một thời gian thì có thể người lao động sẽ gặp phải tình trạng bị đóng trùng bảo hiểm xã hội (trùng thời gian tham gia BHXH). Vậy, cách xử lý khi đóng trùng BHXH ra sao và thủ tục giảm trùng như thế nào?

Bạn có thể tham khảo một trong những cách xử lý sau đây.

Mục lục

Nguyên nhân dẫn đến trùng BHXH

Nguyên nhân đóng trùng BHXH là do người lao động khi làm việc tại nhiều đơn vị khác nhau đều được công ty tham gia đóng BHXH dẫn đến bị trùng thời gian đóng BHXH hoặc người lao động có từ 2 sổ BHXH trở lên dẫn đến bảo hiểm xã hội bị đóng trùng.

Cách xử lý khi trùng BHXH

Giảm trùng quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

Trường hợp người lao động có thời gian đóng BHXH bị trùng ở cả 2 công ty thì trước tiên cần đề nghị 1 trong 2 công ty đóng trùng BHXH làm thủ tục giảm quá trình đóng BHXH cho người lao động.

Phía công ty thực hiện thủ tục giảm trùng BHXH sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ:

1. Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS;

2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ&BNN theo mẫu D02-LT kèm Quyết định 1040/QĐ-BHXH;

3. Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS) (nếu có);

Căn cứ tại khoản 6 mục I Công văn số 3663/BHXH – THU của BHXH Hồ Chí Minh ngày 19/11/2014 về hướng dẫn nghiệp vụ liên quan tới việc gộp sổ BHXH của người lao động mà người lao động có thời gian đóng trùng BHXH nêu rõ:

“Người lao động có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có)”

Như vậy, người lao động nộp sổ BHXH có thời gian tham gia đóng BHXH bị trùng cho công ty nơi đang làm việc để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH tiến hành thủ tục giảm trùng BHXH và gộp sổ bảo hiểm. Còn đối với người lao động làm việc tự do thì nộp sổ trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi đã hoặc đang tham gia BHXH để được giải quyết.

Gộp sổ có thời gian tham gia BHXH trùng nhau

Theo quy định, một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.

Theo Khoản 143, Điều 27 Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH ngày 26/6/2020 của BHXH Việt Nam quy định thực hiện gộp sổ:

Khi gộp sổ BHXH bị trùng thì sổ có thời gian đóng trùng sẽ được giữ lại theo thứ tự ưu tiên như sau:

Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh/thành phố khác,

Trường hợp NLĐ muốn giảm trùng ở sổ này thì NLĐ cần liên hệ cơ quan BHXH tỉnh/thành phố để giảm trùng và chốt lại sổ;

1. Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

2. Sổ đã hoặc đang hưởng chế độ tai nạn lao động & bệnh nghề nghiệp;

3. Sổ đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng;

4. Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

5. Sổ bảo hiểm có thời gian đóng BHXH, BHYT, BHTN ở mức lương cao hơn.

Trong trường hợp người lao động cam kết không thừa nhận quá trình đóng BHXH, BHTN thì trình bày rõ trong bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS do công ty lập.

Hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng

Căn cứ tại khoản 2.5 điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định về việc hoàn trả tiền cho người lao động trong trường hợp đóng trùng. Cụ thể như sau:

“2.5. Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH”.

Như vậy, trong trường hợp người lao động đóng trùng BHXH sẽ được cơ quan BHXH hoàn trả tiền bảo hiểm đóng trùng theo quy định.